Conseils pour réduire les coûts

Les voyages d’affaires et le travail à distance.

Trouver de nouvelles façons de réduire les coûts est un défi constant pour de nombreuses entreprises. Nous allons explorer, à travers une série d’articles, quelques domaines qui vous permettraient de faire des économies.

Pour commencer, concentrons-nous sur les voyages d’affaires.

Les voyages d’affaires sont considérés comme une dépense nécessaire depuis si longtemps, que jusqu’à récemment, les alternatives n’étaient pas jugées assez efficaces. Ceux d’entre nous qui peuvent se souvenir des vidéoconférences archaïques du début des années 1980, se rappellent sans doute les nombreuses expériences frustrantes entachées par des visages flous et une qualité audio médiocre. Même lorsque tout fonctionnait comme prévu, les vidéoconférences ne permettaient généralement pas une collaboration efficace. Alors qu’elles permettaient d’avoir un échange avec une personne et de la visualiser sur son écran, donnant ainsi la possibilité de travailler en commun sur un projet, elles n’étaient pas forcément plus utiles qu’un traditionnel appel téléphonique. Et la mauvaise qualité des vidéos rendaient futiles toute tentative de compréhension du langage corporel.

En conséquence, les entreprises n’avaient pas d’autre choix que d’envoyer en voyages d’affaires leurs employés pour assister aux réunions, ce qui signifiait pour elles des dépenses supplémentaires en termes de déplacement et de temps de travail « non-productif » passé en transit. Se déplacer en voiture ou en train pour se rendre à un rendez-vous à l’autre bout de la ville ou même dans une ville voisine est une chose, mais dans de nombreux cas, les salariés doivent se rendre à l’étranger pour une réunion de deux heures uniquement ! Dans un contexte de globalisation croissante et dans un environnement encore économiquement fragile, ces frais peuvent vite s’accumuler.

Cela n’est pourtant pas une fatalité. Si vous désirez réduire vos dépenses, de nombreux outils valent la peine d’être explorés aujourd’hui.

 

Si vous souhaitez vous entretenir en face-à-face avec un contact, Skype peut être un moyen de passer des appels vidéo gratuitement partout dans le monde. De nombreuses grandes entreprises vont encore plus loin avec le concept de « télé présence » haute définition. Ce système donne l’illusion d’être assis juste à côté de son interlocuteur, de l’autre côté de la table de conférence, et même si celui-ci est situé à l’autre bout du monde. Les réunions, ou les présentations de projets peuvent également être organisées en ligne – des services tels que WebEx ou Citrix permettent de partager et modifier des documents en temps réel, ou de faire des présentations PowerPoint à plusieurs personnes en simultanée.

Les options varient en complexité et en coût : des outils gratuits simples et efficaces, aux suites de logiciels  riches en fonctionnalités. Si vous dépensez beaucoup en frais de voyages, des alternatives sont possibles car elles vous permettraient d’en tirer de nombreux bénéfices. Les grandes entreprises ne sont pas les seules à pouvoir avoir recours à ce type de technologie, les PME également. Un excellent exemple est ISPOT, une petite société de conseil basée en Ecosse. Avec seulement six employés, sa croissance a été limitée par le temps passé à voyager pour rencontrer des clients. En utilisant un outil de travail en ligne, les employés ont eu plus de temps pour se concentrer sur les prospects et des économies importantes ont été réalisées – environ 25000£ en frais de voyage ont été enregistrés sur un seul projet.

Chaque entreprise opère à sa façon, et occulter tous les voyages d’affaires ne sera jamais possible. En effet, les rapports humains et donc les réunions en face à face sont indispensables au maintien de bonnes relations d’affaires. Cependant, lorsque les situations s’y prêtent, ne pas se déplacer permet de faire d’importantes économies tout en augmentant la productivité.

Si vous avez eu des expériences particulièrement bonnes ou mauvaises, n’hésitez pas à partager d’autres conseils sur la façon de réduire les coûts inhérents aux voyages d’affaires, et à laisser vos réflexions dans les commentaires ci-dessous !

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